"Hur skulle vi kommunicera? Vi har 127 000 i vår kö som vi behövde informera på ett bra sätt. Där har våra kommunikatörer gjort ett jättejobb. "
Öppen dialog och delaktighet var två viktiga pusselbitar när det kommunala bostadsbolaget Förbo skulle komma i gång med sitt nya uthyrningssystem. På rekordsnabba tre veckor var alla tester klara och de första annonserna kunde publiceras på Mina sidor.
Med omkring 6 000 lägenheter fördelade i göteborgsregionen och en bostadskö på hela 127 000 personer är uthyrningen en central del av Förbos verksamhet. Bytet till Momentum Fastighet skedde redan 2019 och hösten 2022 kom de i gång med Mina sidor för att hyresgäster enkelt skulle kunna hantera all sin kommunikation där.
– Vi började med att uppdatera Mina sidor för hyresgästerna som ett första steg. Under en period använde vi både Mina sidor och Momentums Marknadssystem. Men eftersom vi närmade oss april (2024) när Marknadssystemet ska stängas ner behövde vi byta till ett nytt uthyrningssystem, säger Maria Billberg som började på Förbo 2018 i rollen som systemförvaltare och projektledare.
Var du beredd på att det skulle gå så snabbt att komma i gång?
– Nej. Vi tänkte först att vi fick en ganska snäv tidplan, men eftersom det inte gick att publicera nya eller lediga lägenheter under införandet insåg vi samtidigt att det bästa för våra kunder är att det går snabbt.
– Jag tror det är viktigt att så tidigt som möjligt frigöra tid för de inblandade. Uthyrarna, som hade en väldigt viktig roll i projektet och som var våra testpersoner, behövde skapa utrymme i sina kalendrar.
”Alla reagerar olika på förändring”
På Förbo är det fem uthyrare som ska arbeta i systemet. Men eftersom uthyrningen, som är A och O i fastighetsbolagets verksamhet, även påverkar hyresgäster och sökande involverade systembytet fler medarbetare än så.
– Hur skulle vi kommunicera? Vi har 127 000 i vår kö som vi behövde informera på ett bra sätt. Där har våra kommunikatörer gjort ett jättejobb, säger Maria Billberg.
I införandeprojekt är det svårt att förutse allt och därför är kommunikation extra viktigt.
– Även internt är det bra att ha en öppen dialog. Om det är något jag skulle göra annorlunda så är det att tidigare involvera områdescheferna som ansvarar för uthyrningen. De kan hjälpa till med information internt och vara en stöttning i förändringsresan om det blir oroligt.
Hur fick du med alla på tåget?
– Det har varit en utmaning att alla ska känna sig delaktiga. Det är svårt med förändring, alla reagerar olika, säger Maria Billberg.
Med ett standardsystem som Momentum erbjuder kommer avgränsningar, men också best practice i form av färdiga arbetssätt och ökad trygghet. I stället för att uppfinna hjulet på nytt kan du dra nytta av samlad erfarenhet från andra fastighetsägare i samma situation. Maria menar att en stor del av hennes arbete som projektledare har handlat om att lyfta fram det och skapa rätt förväntningar.
– Vi har haft workshops för att gå igenom hur uthyrningsprocessen kommer att se ut, men självklart är det en omställning att börja arbeta på ett nytt sätt. Det kan ta ett tag att vänja sig, säger hon.
Med allt i ett system får du en bättre helhetsbild
Vid utvecklingen av Fastighet Uthyrning prioriterades användarvänlighet med en intuitiv och visuellt tilltalande design. Fastighetsägare som tidigare använt flera olika system för att hantera sin uthyrning skulle nu kunna följa hela kundresan på ett och samma ställe.
– Vi lyssnade på vilka behov som fanns hos våra kunder och tog fram ett lättanvänt system som skulle fungera som ett bra stöd för dem. Det moderna gränssnittet ger förhoppningsvis en överlägsen användarupplevelse för Förbo, kommenterar Eric Hoyles, produktägare på Momentum Fastighet.
– Jag ser framför allt en stor skillnad i att våra arbetsflöden har blivit tydligare, tillägger Maria Billberg. Du får en bättre helhetsbild när du arbetar i ett system i stället för två.
Hur tycker du det har varit att lära sig systemet?
– Jag tycker att det har varit roligt att sätta sig in i Fastighet Uthyrning och dess möjlighet att anpassa funktionerna. Vi har gjort den mesta konfigurationen själva och kan på så sätt lätt justera inställningarna om det behövs.
– Projektet gick väldigt snabbt, men det är inte klart bara för att vi har driftsatt. Vi har löpande avstämningar med uthyrarna för att utvärdera tillsammans. Vi tittar också på vilka frågor som kommer in i kundtjänst. Har vi missat någon information? Mitt råd till andra som ska byta system är att se driftsättningen som ett delmål och fortsätta utvärdera och förbättra även efteråt.
